Effektiv online präsentieren

Gastbeitrag von Prof. Dr. Peter Daiser Die Corona-Krise hat Videokonferenzen und Webinare in den Alltag der meisten Büro-Menschen gebracht. Deshalb finden Präsentationen jetzt vermehrt online statt. Das virtuelle Publikum erreicht man aber mit anderen Mitteln als die Menschen, die live vor einem sitzen. Wir haben zwölf Tipps für die virtuelle Präsentation gesammelt.

Virtuelle Präsentation war nicht üblich

Die virtuelle Präsentation hat in der Welt vor Corona ein Nischendasein geführt. Obwohl die Methode und Tools seit vielen Jahren bekannt sind und jede informations- und kommunikationstechnologische Weiterentwicklung Diskussionen darüber entfacht hat, dass Meetings künftig nur noch online stattfinden werden, wurde der globale Trend zur Nutzung dieser Technologie erst kürzlich durch die Corona-Krise befeuert.

Was in vielen Branchen und Bereichen bis vor wenigen Monaten noch undenkbar schien ist heute gelebte Realität: Menschen arbeiten massenweise von zu Hause und kommunizieren über Online-Medien. Ein signifikanter Teil dieser Kommunikation findet über Videokonferenzen statt, bei denen sich die Teilnehmenden in Echtzeit austauschen und ihre Aktivitäten, Ergebnisse und Entscheidungen virtuell präsentieren. Eine virtuelle Präsentation gehört zu diesem Mix einfach dazu.

Die Software ist unwichtig für die virtuelle Präsentation

Das neue digitale Medium stellt die Vortragenden jedoch vor neue Herausforderungen; dabei ist es unerheblich mit welcher Software gearbeitet wird – sei es Adobe Connect, BigBlueButton, GoToMeeting, Jitsi, Microsoft Teams, Skype, Slack, Teamviewer, Swyx, WebEx oder Zoom. Die Rahmenbedingungen der virtuellen Präsentation unterscheiden sich in diversen Aspekten von der Offline-Präsentation und erfordern teilweise andere Heran- und Vorgehensweisen, um die Zuhörenden abzuholen, mitzunehmen und zu überzeugen. Denn eine virtuelle Präsentation funktioniert nach anderen Grundsätzen.

Aus einer Kommunikationsperspektive besteht der wesentliche Unterschied zwischen analoger und virtueller Umgebung darin, dass die Präsentationsunterlage in den Vordergrund rückt, da die physische Präsenz der Vortragenden abhandenkommt. Während technische Probleme bereits bei Offline-Präsentationen oft zu Komplikationen führten (zum Beispiel wenn das Notebook den Beamer nicht erkannte oder Formatprobleme Darstellungen verzerrten), so potenziert sich dieser Aspekt bei Online-Präsentationen. Bandbreitenschwankungen, Verbindungsabbrüche, schlechte Bild- und/oder Tonqualität oder Probleme mit Darstellungen aufgrund der Einbindung unterschiedlicher Medien wie PC, Notebook, Tablet oder Smartphone, um nur einige zu nennen. Darüber hinaus nutzen einige Teilnehmende die Zeit, um sich anderen Dingen wie E-Mails, Mittagessen, Kaffeekochen, Videospielen oder Online-Shopping zu widmen. Auf diese Rahmenbedingungen müssen sich Vortragende bei Online-Präsentationen zusätzlich einstellen.

12 Tipps für eine bessere virtuelle Präsentation

Die folgenden 12 Tipps für virtuelle Präsentationen beinhalten die Quintessenz für effektive Online-Präsentationen, um diese neue Situation proaktiv zu steuern. Sie fungieren als Denkschablone und verleihen dem kreativen Prozess der Präsentationserstellung eine klare Struktur. Vor diesem Hintergrund sind sie als ein Leitfaden zu verstehen, der Vortragende ab dem ersten Schritt an die Hand nimmt und auf die wirklich wichtigen Inhalte hinweist, um diese in einem stringenten Präsentationskonzept zu vereinen.

Am Anfang des virtuellen Kommunikationsprozesses stehen Vortragende aus inhaltlich-konzeptioneller Sicht vor der gleichen Herausforderung wie in der analogen Welt; zusammenfassend lautet die Gretchenfrage: Welche Botschaften kommunizieren wir unseren Empfängern auf welche Art und Weise, damit wir unser Präsentationsziel möglichst effizient erreichen? Aus dieser grundlegenden Frage leiten sich die ersten vier Tipps ab:

1. Definiere dein(e) Präsentationsziel(e)!

Am Anfang der Präsentationserstellung steht üblicherweise eine Idee oder ein Ergebnis, das die oder der Vortragende seinen Zuhörern kommunizieren möchte. Von dieser Idee / diesem Ergebnis und dem Zuhörerkreis leitet sich das Ziel der Präsentation ab: Aktion, Entscheidung und/oder Information – aus konzeptioneller Perspektive dient eine Präsentation entweder dazu, die Kommunikationsempfänger zu informieren und/oder eine Aktion beziehungsweise Entscheidung anzustoßen.

2. Beschreibe deine Empfänger!

Nachdem Klarheit über die Aufgabe beziehungsweise die Ziele vorliegen, ist es überaus wichtig, sich ein gutes Bild von den relevanten Zuhörenden zu verschaffen: Welchen Kenntnisstand haben sie? Was motiviert sie? Mit welchen Befugnissen sind sie ausgestattet? Natürlich ist es nicht möglich, diese Fragen zweifelsfrei zu beantworten. Es geht lediglich darum, eine Vorstellung davon zu entwickeln, welche Personen und welche Art von Mensch bei der Präsentation anwesend sein wird, um die Inhalte und Argumente auf den Empfängerkreis anpassen zu können.

3. Konkretisiere deine Botschaften!

Die Messages oder Kernbotschaften sind die zentralen Aussagen, die in der Präsentation transportiert werden sollen. Diese bilden den roten Faden der Präsentation und müssen bei den Empfängern einschlagen wie eine Bombe. Die Kernfragen zur Erstellung des Vortrags sind: (1) Was sind die Kernaussagen der Präsentation und (2) welche Botschaften werden benötigt, um das Ziel beziehungsweise die Ziele zu erreichen

4. Konkretisiere die Art und Weise!

Die Präsentation besteht nicht nur aus Kernbotschaften und Argumenten. Zur deren Vermittlung werden ebenfalls Inhalte benötigt, die die Story und Aussagen stützen. Das sind zum Beispiel Analyseergebnisse, Statistiken, Abbildungen und Tabellen. Aus den Präsentationszielen, der Empfängerbeschreibung, der Kernbotschaften und den weiteren Inhalten, die transportiert werden sollen, ergibt sich die Form der Kommunikation: wird beispielsweise eine Slideshow gezeigt und kommentiert, werden interaktive Inhalte eingebunden oder treten die Folien möglicherweise in den Hintergrund und die oder der Vortragende spricht frei vor der Kamera?

5. Fasse dich kurz!

Aufmerksamkeit ist gelinde gesagt keine Tugend mehr. Daher sollten Zeitvorgaben keinesfalls überzogen und Inhalte kurzweilig und unterhaltsam transportiert werden. Als Daumenregel lässt sich festhalten, dass die Kernbotschaften an die Zuhörenden in 10 Minuten auf den Punkt gebracht sein sollten; ansonsten ist für Abwechslung zu sorgen – dies gelingt beispielsweise über die Integration von Videos oder interaktiven Elementen.

6. Doing better with less!

Was für den Aufbau und das Layout für Offline-Präsentationen gilt, gilt insbesondere für virtuelle Präsentationen. Einfach ist gut, einfacher ist besser. Mit anderen Worten: große Schrift, kurze Sätze, klare Aussagen und übersichtliche Visualisierungen. Denn insbesondere auf einem Smartphone oder bei schlechter Bildqualität werden kleinteilige Folien schnell zur Last.

7. Nutze die Technologie!

Die neue Multimediaumgebung bringt einige Vorteile mit sich, die sinnvoll eingesetzt werden sollten. So lassen sich Inhalte wie Fotos oder Videos problemlos mit anderen teilen oder interaktiv gestalten und die Teilnehmenden können über Kollaborationstools direkt in den Vortrag eingebunden werden. Die neuen technischen Möglichkeiten sollten unbedingt eingesetzt werden.

8. Kopf hoch, Brust raus!

Viele verfallen gerne dem Irrglauben, man sehe bei Videokonferenzen nur, was sich im Kamerabild abspielt. Das ist eine sehr kurzsichtige Betrachtung. Unterbewusst nehmen die anderen Teilnehmenden zahlreiche Details wahr, die einen entscheidenden Beitrag zur Wirkung der Vortragenden bei den Zuhörenden leistet. Daher folgende Empfehlungen: Aufrecht sitzen, direkt in die Kamera – nicht den Bildschirm – schauen, auf angemessene Kleidung und Beleuchtung achten, adäquaten Hintergrund sicherstellen und Stimme und Tempo auf die Situation, Inhalte und Zuhörenden anpassen (klar und deutlich sprechen und etwas langsamer als im analogen Umfeld sprechen – Tipp: an der Tagesschau orientieren).

9. Übung macht den Meister!

Kein Meister fällt vom Himmel; daher ist es wichtig, die Präsentation vor der virtuellen Live-Performance zu üben. Idealerweise sollten Vortragende sich in der jeweiligen Onlineumgebung aufzeichnen und das Video ansehen, um auf Aspekte aufmerksam zu werden, die sich verbessern lassen.

10. Die Technik machts!

Bei der virtuellen Präsentation besteht eine noch höhere Abhängigkeit von der Technik als bei der Offline-Präsentation. Vor diesem Hintergrund sollten Vortragende in gute Technik investieren. Denn ein schlechtes Mikrofon, eine miserable Kamera und/oder eine langsame Internetverbindung behindern die Wirkung der Vortragenden massiv. Ferner sollte vor jeder virtuellen Präsentation ein umfassender Technikcheck gemacht werden, um die Funktionsfähigkeit des Dienstes und eine gute Audio- und Tonqualität sicherzustellen. Für Notfälle sollten Vortragende darüber hinaus einen Plan B in der Tasche haben; ganz konkret: Ein zweites Medium, das zum Einsatz kommt, falls die angedachte Lösung nicht funktioniert.

11. Keine Ablenkungen!

Vortragende sollten während der Videokonferenz nur erforderliche Anwendungen offen haben: Weder E-Mails, Termine, eingehende Calls oder sonstige digitale Kommunikationsschnittstellen sollten die Konzentration stören. Das Smartphone bleibt aus oder ist zumindest auf lautlos gestellt und alle anwesenden Personen wissen Bescheid, dass die oder der Vortragende in einer wichtigen Online-Präsentation steckt. Falls von zu Hause präsentiert wird: Klingel aus, Telefon aus, gegebenenfalls Partner und Kinder informieren und Haustiere in den Nebenraum.

12. Online-Konferenzen brauchen klare Regeln!

Dem Mangel an physischer Präsenz in virtuellen Meetings sollte durch klare Regeln und Strukturen entgegengewirkt werden. Zu Beginn ist daher festzustellen, ob alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer anwesend sind und ob die Audio- und Videostreams bei allen funktionieren. Anschließend nehmen die Vortragenden das Ruder in die Hand, indem sie kurz den Ablauf skizzieren und die damit verbundenen Rahmenbedingungen klarstellen. Auf diese Weise übernehmen sie von Anfang an die Führungsrolle im virtuellen Raum und führen die Teilnehmenden durch die Veranstaltung.

Zusammenfassend bieten virtuelle Präsentationen den Vortragenden neue technische Möglichkeiten. Allerdings konfrontiert sie die zugrundeliegende Technologie auch mit neuen Herausforderungen wie eine geringere physische Präsenz oder potentiellen technischen Komplikationen, die es Vortragenden erschweren, ihr Publikum abzuholen, mitzunehmen und zu überzeugen. Bei Berücksichtigung der vorgestellten Tipps für virtuelle Präsentationen sollten Vortragende die Herausforderungen problemlos meistern und ihre Empfänger auch in der virtuellen Umgebung wirkungsvoll begeistern können.

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Über den Autor

Prof. Dr. Peter Daiser hat viele Jahre erfolgreich in der Strategie- und Krisenberatung bei namhaften Consultingunternehmen gearbeitet. Mit seinen Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Probleme analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute lehrt und berät er zu den Themen »Digitale Transformation«, »Management« und »Rhetorik« und unterstützt Organisationen bei wichtigen Deals und Präsentationen.

Foto: Business Village Verlag