Kfz-Ersatzteile: Katalog auf Knopfdruck?

Ein Katalog für Ersatzteile enthält eine Menge Informationen. Sie passend aufzubereiten, ist keine leichte Angelegenheit. Gerade für kleinere Anbieter kann dies eine Zerreißprobe darstellen.

„Es gibt noch Firmen, da ist ein Mitarbeiter das ganze Jahr über damit beschäftigt, einen Ersatzteilkatalog zu erstellen“, erklärt Datenbankspezialist Rüdiger Krause-Solberg, Geschäftsführer der inspare GmbH. „Und dann werden davon am Ende vier Exemplare für eine Messe gedruckt.“ Dass so eine Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, ist offensichtlich.

Es ist noch gar nicht lange her, da dachte man bei Katalogen vorrangig an das gedruckte Werk. Auch wenn das heute natürlich immer noch vorkommt, so geht es in der Regel nicht mehr ohne Online-Darstellung. Und auch in Zeiten des Internet hat der gedruckte Katalog noch lange nicht ausgedient. Denn was zeigt zum Beispiel auf einer Messe besser die eigene Kompetenz als ein richtig dickes Druckwerk? Die schlichte elektronische Variante bietet zwar einen hervorragenden Überblick, vermittelt aber keinen Eindruck vom Großen Ganzen.

„Wer online in einem Katalog blättert, findet zwar hoffentlich das, was er sucht“, so Krause-Solberg weiter. „Aber ich habe eben keinen Überblick über das gesamte Programm. Ich kann einfach mal blättern, das geht elektronisch einfach nicht. Trotz allem ist elektronisch schöner, um schnell und unkompliziert etwa zu finden.“

Dreh- und Angelpunkt für elektronische Katalog-Daten ist heute – zumindest in Deutschland – der Datenstamm von TecDoc. Auf ihm basieren die meisten Kataloge. Manche Produktgruppen lassen sich damit zwar katalogisieren. Doch die Lieferanten tun sich manchmal schwer damit, ihre Produkte den TecDoc-Kategorien zuzuordnen. Ein Beispiel dafür: Batterien. Bis zu 15 Batterien können von einem Hersteller für ein Fahrzeug geeignet sein. Die richtige hängt von der spezifischen Fahrzeugausstattung ab. Und die wird in TecDoc nicht korrekt erfasst. Genau bei solchen Teilen kann es passieren, dass TecDoc an seine Grenzen stößt.

Weil man in die TecDoc-Suche üblicherweise über die Eingabe eines bestimmten Fahrzeugs einsteigt, kann es in solchen Fällen zu Problemen kommen. Doch: dafür gibt es zum Beispiel bei den Batterien die DIN-Nummer. Mit ihr kommt man dann in dennoch zum Ziel. Aber das weicht eben von den üblichen Suchmechanismen ab.

Bei TecDoc selbst kann man an solchen Dingen wenig ändern. Denn die Daten, die man dort findet, hängen maßgeblich von dem ab, was die so genannten Einspeiser im System zur Verfügung stellen. Mit den Basisinformationen klappt das normalerweise schon. Doch gibt es auch immer produktspezifische Daten, die nicht jeder Einspeiser im selben Feld hinterlegt. Und genau hier kann es dann zu Unstimmigkeiten kommen.

Eigentlich ist die Struktur von TecDoc so, dass sie den idealen Rahmen bietet, um alle Produktdaten strukturiert zu hinterlegen. Doch müssen diese eben von den Anbietern entsprechend aufbereitet werden. Das klappt nicht bei allen immer reibungslos.

Inzwischen gibt es Dienstleister wie zum Beispiel Rüdiger Krause-Solberg, die sich ausschließlich darum kümmern, Daten für den freien Kfz-Aftermarket aufzubereiten. Das macht unter anderem auch die DVSE im schleswig-holsteinischen Bargteheide. Sie hat bereits 1994 damit begonnen, Daten fit für die Einspeisung in TecDoc zu machen. Dort ergänzt man bei Bedarf die Informationen, die nicht in TecDoc erfasst sind. Außerdem hilft DVSE den Kunden auch dabei, Kataloge gut in Form zu bringen. Das macht man in erster Linie für den Handel.

Auch TecDoc bietet seinen Lieferanten durchaus Unterstützung an. Die Daten müssen im TecDoc-Format vorliegen und mittels TecDoc-Prüfkatalog geprüft sein. Um dieses Format zu erzeugen und die Prüfungen durchzuführen, hat TecDoc für seine Kunden ein Software-Tool entwickelt. Sie liefern dann ihre Daten aktuell im TecDoc-Einspeiseformat 2.2a an. Dazu gibt es auch die entsprechenden Schulungen.

Probleme können dennoch entstehen, zum Beispiel mit der Datenkonsistenz. Eine finale Datenprüfung des Softwaretools listet sie jedoch auf. Der Datenlieferant korrigiert diese Fehler dann vor der finalen Katalogerstellung. Das ist aber ein rein formale Prüfung. Sie kann richtige Zuordnung der Teile nicht prüfen.

Die TecAlliance hilft ihren Kunden dabei, die Daten korrekt einzuspeisen. So kann sie im Kundenauftrag aktiv werden, wenn aus den Rohdaten ein Katalog erstellt werden muss. Ebenso können die Mitarbeiter die Einspeiser beraten, wenn es um die technischen Spezifikationen geht oder die Zuordnung zu bestimmten Fahrzeugtypen oder generischen Artikeln erfolgen soll. Ebenso unterstützt die TecAlliance, wenn es um die Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit geht.

Bei der TecAlliance weiß man, dass gerade die erste Erstellung eines Produktkatalogs komplex und fachlich anspruchsvoll ist. Sie erfordert teilweise ein tiefgehendes Fahrzeug Know-How. Oft sind in den Unternehmen die benötigten Ressourcen nicht verfügbar oder anderweitig verplant. Diese Kunden können die Spezialisten von TecDoc oder auch andere Dienstleister mit den entsprechenden Leistungen beauftragen und so die eigenen Fachabteilungen entlasten.

Das Problem bei der Katalogerstellung beginnt meist schon mit den zugrundeliegenden Daten. Sie liegen als Excel-, Textfiles, PDFs oder auch in anderen Formaten vor und wurden oft genug im Vorfeld bereits mehrfach kopiert und umformatiert. Häufig sind sie uneinheitlich, da sie aus mehreren Systemen stammen. In einem ersten Schritt müssen sie daher auf Verwendbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden.

Wenn Informationen fehlen, muss man sie ergänzen und im Anschluss eine mehrstufige Bereinigung und Normalisierung durchführen, um die maximal mögliche Qualität sicherzustellen. Solche Prozesse entfernen zum Beispiel doppelte Leerzeichen oder fehlerhafte Formatierungen. Im nächsten Schritt müssen die Mitarbeiter die Daten nach der TecDoc Logik strukturieren und systematisieren. Zuordnungen zum Fahrzeugstamm und dem Kategoriebaum werden weitestmöglich automatisiert übernommen, notwendige Ergänzungen bei Bedarf manuell hergestellt. Am Ende müssen die Daten technisch validiert werden, bevor das abschließende Prüfprotokoll zur Qualitätssicherung zur Verfügung steht. Wenn alles glatt läuft, liegen dann die Produktdaten im TecDoc Format vor, und können in die Datenbank übertragen werden.

Klingt eigentlich ganz einfach. Datenbankspezialist Krause-Solberg hilft Einspeisern schon seit vielen Jahren dabei, ihre Daten fit für TecDoc zu machen. „Es gibt zwar Pflichtkriterien innerhalb von TecDoc, in die man auch etwas eintragen muss“, erklärt er. „Doch manche von ihnen können dann frei mit Inhalt gefüllt werden. Andere dagegen haben eine vorgegebene Nomenklatur, die man auch benutzen muss, um seine Daten einspeisen zu können. Aber alles in allem sind die Vorgaben manchmal nicht eindeutig. Und das führt dann zu seltsam unlogischen Zuordnungen, die sich nur schwer vermeiden lassen.“

Klar ist: TecDoc muss irgendwie allen gerecht werden. Und das klappt nur, indem man versucht, den kleinsten gemeinsamen Nenner für alles im Auto zu finden. Der Hersteller von Außenspiegeln hat nun mal ganz andere Bedürfnisse als derjenige, der Motorenteile oder Abgasanlagen liefert. Aber es gibt nur eine Fahrzeugbeschreibung, die für alle passen muss. Und für die muss jeder seine Daten aufbereiten, so gut es eben geht. Wenn beim Lieferanten die Fahrzeugbeschreibung anders gemacht wird als bei TecDoc, muss er sich mit seinen Daten an die Konventionen von TecDoc anpassen. Sonst kann er im System nicht eingeordnet werden. Die Flexibilität des Systems sinkt naturgemäß mit der Zahl der Einspeiser.

Ein gewachsenes System hat noch ein weiteres wichtiges Problem: technische Veränderungen müssen irgendwie untergebracht werden. Das ist so ähnlich wie bei einem Haus, an das man immer wieder anbaut. Da kann es dann Türen geben, die ins Nichts führen oder Fenster ohne Ausblick. Bei den Daten kann es dann sein, dass manchmal etwas an eine Stelle in der Struktur gestellt wird, die nicht jedem logisch erscheint. Aber das lässt sich kaum vermeiden.

Trotz aller Schwierigkeiten. Es gibt keine wirkliche Alternative zu TecDoc. Aber den Katalog auf Knopfdruck gibt es normalerweise auch nicht. Zu hoch sind die Anforderungen an die Daten, zu komplex das gesamte System Wer jedoch erstmal Ordnung in seine Produktdaten gebracht hat und sie in der Folge regelmäßig pflegt, kommt diesem Anspruch schon ein wenig näher. Ohne kundige Datenspezialisten geht es aber dennoch nicht.

Dies ist ein Artikel aus dem amz-Sonderheft „Die Welt des Ersatzteils“ 2015