Stephan Mallmann: „Digitalisierung ist kein Technik-Thema“

Die Digitalisierung durchdringt unser Leben. Und soll uns dabei helfen, Prozesse angenehmer zu machen. Den wenigsten ist klar, dass die Digitalisierung nur am Rande mit Technik zu tun hat. Aber sehr viel mit Menschen und Kommunikation. Digitalisierungsexperte Stephan Mallmann zeigt Unternehmen, wie sie ihre Reise in eine digitalere Zukunft gestalten können.

Stephan Mallmann begleitet Unternehmen bei Projekten rund um die Digitalisierung. Beim Wunsch nach Innovation in Unternehmen steht nach seiner Beobachtung die Digitalisierung von Prozessen derzeit an erster Stelle. Dabei wünschen sich dann die meisten eine neue Softwarelösung oder eine andere Technologie. „Das hat nichts mit Digitalisierung zu tun,“ ist Mallmann überzeugt. „Denn wenn einfach eine alte oder veraltete Software durch eine neue ersetzt wird, dann hat sich an den dahinterstehenden Prozessen meist nichts verändert. Wer wirklich etwas verändern will, sollte zunächst mal seine Prozesse auf den Prüfstand stellen.“

Reisen in eine digitalere Zukunft

Genau das macht Mallmann. Mit seinem ProTransform Institut ist er ein Spezialist dafür, Unternehmen auf ihrer Reise in eine digitalere Zukunft zu begleiten. Da muss es nicht immer um Hightech gehen. Kürzlich hat er bei einem Installateurbetrieb dafür gesorgt, dass Aufträge nun komplett digital abgewickelt werden können.

Die Firma Achim Schuth in St. Sebastian bei Koblenz ist ein seit 24 Jahren etablierter Handwerksbetrieb in den Bereichen Heizung, Sanitär und Solar. Die Idee des Inhabers war, die gut eingeführten analogen Prozesse zu digitalisieren und noch weiter zu optimieren.

Deshalb hatte er Tablets für die gesamte Auftragsabwicklung angeschafft. Aber irgendwie kamen seine sehr technikaffinen Installateure mit den neuen Geräten nicht klar. An dieser Stelle kam Stephan Mallmann ins Spiel. Schnell fand er heraus, warum der Einsatz der neuen Tablets nicht klappte wie geplant.

Stephan Mallmann: Mitarbeiter mitnehmen

Nicht die Technik war das Problem. Die funktionierte einwandfrei. Sowohl im Außen- wie auch im Innendienst fremdelte man mit den neuen nun digitalen Prozessen. Mallmann brachte die Mitarbeiter an einen Tisch. Gemeinsam erarbeitete er mit dem Team, wie zukünftig die neue Technik sinnvoll eingesetzt wird und wie jeder Mitarbeiter von ihr profitieren kann. Auch der Mehrwert für die Kunden spielte dabei eine entscheidende Rolle.

Nun fand die Auftragsabwicklung per Tablet eine höhere Akzeptanz. Gleichzeitig hatte sich der Zusammenhalt der Mitarbeiter deutlich verbessert. Sie waren an der Einführung der neuen Prozesse direkt beteiligt und fühlten sich ernst genommen. Dazu kam, dass sie gemeinsam etwas bewegt hatten, das sie in ihrem Arbeitsalltag weiterbrachte. So hat die Digitalisierung nicht nur die Prozesse verbessert, sondern auch noch das Betriebsklima.

Veränderung bewusst angehen

„Bei der Firma Schuth ist etwas passiert, das gewissermaßen symptomatisch für Digitalisierungsprozesse ist: Als alle Mitarbeiter im Boot waren, war die Veränderung eigentlich nur noch Nebensache,“ erklärt Mallmann. „Denn Digitalisierungsprozesse kommen ja nicht einfach so isoliert daher. Sie bringen Veränderung in die Arbeitsumwelt der Betroffenen. Und das macht vielen Leuten einfach Angst. Dann sperren sie sich gegen die neuen Prozesse und behindern sie, wo sie können. Das ist der Grund dafür, dass jedes Digitalisierungsprojekt vor allem am Anfang eine Sache der zwischenmenschlichen Beziehungen ist.“

Stephan Mallmann weiß, wovon er spricht. Bevor er bei seinen Kunden Projekte konkret angeht, spricht er mit den Leuten und versucht herauszufinden, wo der Schuh drückt. Und zwar nicht nur bei der Geschäftsleitung oder auf der Führungsebene, sondern im gesamten Betrieb. Er ist davon überzeugt, dass nur so Digitalisierungsprojekte gelingen können. „Das Problem liegt nicht in der Technik,“ ist Mallmann überzeugt. „Es liegt in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter. Wer sie mitnimmt und die Grundregeln von Wertschätzung und Kommunikation beherrscht, wird mit seinen Projekten am Ende erfolgreicher sein als der, der nur auf die reine Technik setzt.“

Über Stephan Mallmann

Stephan Mallmann ist Experte für Digitalisierung. Er ermöglicht Unternehmen, ihr Geschäftsmodell fit für die Zukunft zu machen und Prozesse zu verbessern. Das passiert oft mit digitalen Mitteln. Aber nicht nur. Von sich selbst sagt der gelernte Bauzeichner: „Der Status quo langweilt mich. Ich bin der Meinung: Das geht doch besser, oder? Ich umarme Veränderung. Die Welt verändert sich rasant. Und ich mich auch. Ich nenne es Lernen. Denn wir müssen raus. Raus aus dem grauen Büro. Raus aus dem öden Meetingraum. Raus aus dem Unternehmen. Ideen entstehen nicht im immergleichen Alltagstrott.“

Wenn er nicht in Unternehmen Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellt, ist er leidenschaftlicher Redner. Als Speaker im Business-Umfeld möchte er seine Zuhörer begeistern und ihnen die Augen öffnen. Stephan Mallmann ist außerdem Weltrekordhalter. In München hat er 2018 beim ersten internationalen Speaker-Slam den Weltrekord für die größte Veranstaltung dieser Art geknackt.